Отказное письмо – это документ, который высылается клиенту или поставщику в случае отказа в выполнении запроса, покупке или поставке товара. В таком письме следует указать причину отказа и предоставить четкие объяснения, чтобы избежать недоразумений.
Примерный список товаров, которые могут быть включены в отказное письмо, включает:
1. Наименование товара: Перечислите названия товаров, на которые отказываетесь отвечать или поставлять.
2. Количество: Укажите количество каждого товара.
3. Стоимость: Укажите цену каждого товара или общую сумму, если товары были сгруппированы по категориям.
4. Причина отказа: Объясните причину, почему отказываетесь выполнить запрос. Например, невозможность поставки товара, наличие дефекта или нежелание предоставить запрашиваемые услуги.
5. Альтернативные варианты: Если возможно, предложите альтернативные варианты товаров или услуг.
6. Контактная информация: Укажите контактную информацию, по которой клиент или поставщик могут связаться с вами для обсуждения дальнейших деталей или возможных вариантов.
Полезные советы:
— Будьте вежливы и профессиональны в своем отказе.
— Предоставьте ясное и точное объяснение причины отказа.
— Предложите альтернативные варианты, если это возможно.
— Укажите дату, до которой должны быть приняты действия по отказному письму.
— Сохраните копию отказного письма для дальнейшей документации и доказательств.
Не забывайте, что важно быть честными и прозрачными в отказном письме, чтобы поддерживать доверие и уважение в деловых отношениях.