В архиве необходимо хранить различные документы, которые имеют юридическую и финансовую значимость для организации или частного лица. Вот некоторые из основных документов, которые следует хранить постоянно:
1. Учредительные документы – устав, свидетельство о государственной регистрации, лицензии и сертификаты, акты организационно-правовых форм.
2. Договоры и соглашения – копии договоров с партнерами, поставщиками, клиентами, арендаторами и другими сторонами.
3. Бухгалтерская документация – ведомости учета доходов и расходов, кассовые документы, банковские выписки, налоговые декларации, акты выполненных работ или услуг.
4. Персональные данные сотрудников – копии трудовых договоров, приказы о приеме на работу, трудовые книжки, документы о стаже работы, отчеты о выдаче заработной платы, пенсионные документы.
5. Патенты, лицензии, свидетельства о регистрации товарных знаков или изобретений.
6. Отчетность и финансовые документы – годовые отчеты, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, акты инвентаризации.
7. Документы, связанные с недвижимостью – правоустанавливающие документы на землю, здания, помещения, а также договоры аренды или проката.
8. Документы по защите прав потребителей – жалобы и претензии, акты проверок, решения суда, договоры купли-продажи.
9. Корреспонденция – важные письма, письма с официальным характером, письма относящиеся к юридическим или деловым вопросам.
Важно помнить, что постоянное хранение документов требует определенных условий, таких как защита от пожара, влаги и доступа неавторизованных лиц. Рекомендуется также создать электронную копию для обеспечения дополнительной сохранности документов. Также при хранении документов следует придерживаться правил о сроках хранения документов в соответствии с законодательством.